agence communication évènementielle

Vous organisez un événement pour vos clients ou vos collaborateurs et vous avez conscience qu’à chaque événement se joue la réputation de votre entreprise. Vous ne voulez donc rien laisser au hasard. Mais vous manquez d’inspiration pour rédiger les invitations ou vous n’êtes pas très à l’aise avec cet exercice.

Ne vous en faites pas, nous allons reprendre les règles à respecter lorsque l’on rédige une invitation professionnelle.

Que vous choisissiez une invitation papier ou par mail, l’architecture et la lecture de votre invitation resteront sensiblement les mêmes. Le lecteur doit pouvoir identifier rapidement un certain nombre d’éléments importants tels que :

  • Votre logo
  • Le type d’événement
  • Les détails logistiques
  • La photo
  • Le programme
  • Processus d’inscription

Mais comment organiser la structure de l’invitation ?

Parmi les informations essentielles, votre logo devra être positionné en tête de l’invitation. Il doit être suivi par un texte mis en avant qui précise qu’il s’agit d’une invitation et du type d’événement (séminaire, conférence, team building, …).

L’utilisation de visuel est fortement conseillée pour agrémenter l’invitation. Il peut s’agir par exemple de la photo du lieu de réception.

Ensuite vient le corps du texte. Pour les formules de rigueur vous pouvez vous aider de sites qui ne manqueront pas de pallier votre manque d’inspiration.

Bien entendu l’important est de préciser le type d’événement, la date et horaires, l’adresse complète avec l’étage, nom de salle, et éventuellement la station de métro ou de bus.

Ensuite s’il y a un programme précis avec différentes interventions, il peut être intéressant de l’intégrer avec les noms des orateurs et l’horaire de fin de chaque étape du programme.

Par exemple :

17h00 Accueil
17h00 – 18h45 Conférence animée par M. XXXX, titre et nom de l’entreprise
18h45 – 20h00 Cocktail

Pensez à mentionner si l’inscription est obligatoire et comment s’inscrire. Enfin les logos des partenaires éventuels seront positionnés tout en bas de l’invitation et seront précédés de la mention « En partenariat avec ».

Si vous souhaitez communiquer davantage d’informations sur votre événement nous vous conseillons d’ajouter un lien vers un site internet. Ce dernier, afin de ne pas surcharger votre invitation, permettra à vos invités de retrouver toutes les informations en rapport avec votre événement.

Et si après tous nos conseils cela vous parait encore un peu complexe à mettre en place, Link Organisation est là pour vous guider et pour assurer l’organisation de tous vos événements professionnels.