Vous n’en êtes plus à votre première organisation d’événements. Vous avez dépensé du temps, de l’argent et beaucoup d’énergie à les mettre en place et pourtant les résultats n’étaient pas à la hauteur de vos espérances : peu de personnes présentes, des invités peu réceptifs, peu ou pas d’interaction entre les convives, des retours mitigés …

Les esprits restent marqués par un événement raté et votre mauvaise organisation peut atteindre l’image de votre entreprise.

Pour éviter de nouveaux écueils et faire de votre événement un moment réussi, voici quelques exemples à ne pas reproduire et les conseils à appliquer !

Vos invités n’ont pas eu connaissance de votre événement?

Vos invitations papiers ne sont jamais arrivées, vos mailings sont restés dans les courriers indésirables ?…

Les invitations sont un des éléments clés d’un événement réussi. Elles doivent donner envie à vos invités de se rendre à votre événement. Mais n’y passez pas tout votre temps ! Vous risqueriez de les envoyer trop tardivement ! Faites simple, allez à l’essentiel (accroche, date, lieu, dress code ou consignes éventuelles) et envoyez les bien en amont de votre événement !

Quelques semaines avant le jour J, voire la veille, n’hésitez pas à relancer les invités qui n’auraient pas répondu. Ne pensez pas qu’ils viendront tous sans exception ! Vous ne les dérangerez pas au contraire, vous leur prouverez que votre entreprise est dynamique.

Avez-vous pensé à contacter la presse locale ? Le public est toujours friand de savoir ce qu’il se passe à côté de chez lui et votre événement sera l’occasion de faire connaitre votre entreprise localement.

Vous n’êtes ni Facebook, Twittruc ou bien Linke…. ???  Mais quoi qu’il en soit l’annonce de votre événement sur les réseaux sociaux est devenue essentielle. Faites alors appel à un professionnel des réseaux sociaux : le Community Manager. Outre le fait de capter votre audience déjà constituée, il vous permettra d’atteindre le réseau des personnes qui vous suivent et de fédérer de nouveaux prospects.

 

Vous vous êtes occupé de la logistique au dernier moment

Lieu difficilement accessible, salle trop petite, buffet mal placé, pas assez de places assises… Le jour J il sera trop tard alors ANTICIPEZ et ORGANISEZ-vous !

Faites faire des devis, visitez des salles, rencontrez les prestataires, pensez à une solution de repli selon la météo ! Ou, encore mieux, faites appel à un professionnel de l’organisation d’événement tel Link Organisation. En profitant de son carnet d’adresses et de son expertise, il vous fera gagner du temps et donc de l’argent !

 

Vous êtes passé à côté de l’accueil de vos invités

L’accueil prend du temps, vos invités s’impatientent, mais après tout, ceux qui sont sur la liste finiront bien par rentrer !

Pour éviter cette situation, faites un fichier excel en amont de votre événement pour être certain de n’oublier personne ! Le jour J, selon le nombre de convives, faites un accueil par ordre alphabétique et par tranches (de A à C, de D à F, etc…). Vos invités se sentiront attendus et n’auront pas le sentiment d’une mauvaise organisation. Et si la file d’attente s’allonge, pourquoi ne pas venir à leur rencontre et leur proposer de quoi grignoter ou se rafraîchir ? L’attente leur paraitra moins longue.

 

Les invités ne se sont pas sentis concernés

Personne n’a envie de se risquer à venir à un événement où il n’a pas sa place et où il n’y aura pas d’autres personnes partageant son univers et ses sujets de préoccupation. Le ciblage clair et défini des invités est donc essentiel.

Il est bien connu que l’on ne se déplace pour assister à un évènement que pour y voir des personnes que l’on côtoie régulièrement ! En répondant à votre invitation, vos invités souhaitent rencontrer de nouvelles personnes et élargir leur réseau. Faites-en sorte de trouver un objectif ou un thème commun pour faciliter les rencontres.

 

L’image de votre entreprise et sa réputation reste encore à faire

Même si vous ne faites pas appel à un graphiste ou une agence de communication pour « marketer » votre événement, vous devez garder en tête que votre contenu ne doit pas ressembler à du « bricolage ». Avant de mettre un coup de projecteur sur votre entreprise, assurez-vous que les personnes qui chercheront des renseignements supplémentaires sur vous tomberont sur des informations à jour et pertinentes.

Faites un coup de propre dans votre site internet, vérifiez que vos coordonnées et contacts sont à jour. Actualisez votre page d’accueil en relayant par exemple votre événement à venir !

 

Ainsi, il ne s’agit pas seulement de créer un événement et de le vivre le jour même. Il faut aller plus loin que cela et en retirer le maximum, que ce soit en termes de contacts, de business, de nouveaux projets ou de renforcement des liens entre une équipe.

En suivant ces quelques conseils, votre prochain événement sera sans nul doute un succès !