Appliquez ces grandes tendances événementielles pour optimiser votre rentabilité et organiser avec Link-Organisation des événements qui feront la différence en 2020 !

 

QUALITÉ

L’événement doit prouver sa valeur ajoutée pour justifier le déplacement de vos invités.

Concevoir un événement, c’est un peu comme écrire une histoire. Vous avez un prologue, de multiples rebondissements et un épilogue. Du début à la fin, vous devez garder un fil rouge pour ne pas perdre votre audience

Désormais, les organisateurs sont à la recherche d’intervenants experts, bons orateurs et qui savent inspirer les foules. Les sites pour les trouver se multiplient comme des petits pains :

  • Brand & Celebrities
  • Lespeakers.com
  • A-Speakers

Au programme :

  • Des speakers inspirés et inspirants. Des talks de 20 minutes pour booster la motivation, l’engagement…
  • Des influenceurs reconnus pour attirer les foules et pour promouvoir votre événement.
  • Des professionnels de la vie en entreprise, généreux en bonnes pratiques et anecdotes personnelles.
  • Des chercheurs à la pointe dans leur domaine pour partager théories et grands concepts.

 

FLÉXIBILITÉ

Pour prendre sa place, il faut faire preuve d’agilité, de flexibilité, de spontanéité.

Les technologies collaboratives ont révolutionné l’industrie événementielle en faisant fi des distances. On peut donc affirmer que les sessions de discussions en ligne, les webinaires, les lancements de produit virtuels et les tutos seront sur le devant de la scène en 2020.

Désormais un événement ne se construit plus, il se coconstruit, et cela aussi bien avec les orateurs qu’avec les invités.

Grâce aux réseaux sociaux notamment, il est plus facile d’entrer en contact avec les participants avant, pendant et après l’événement. Attribuez un hashtag à votre événement et participez au débat ou questions/réponses directement depuis les réseaux.

 

 

SIMPLICITÉ

La personnalisation doit profiter à la fluidité de l’expérience : un agenda conçu selon le profil et les centres d’intérêt de votre participant, une application qui lui envoie des rappels en fonction de ses sessions préférées, un scanner qui le reconnaît à l’entrée de chaque atelier…

La géolocalisation est aussi un vrai petit bijou : comment vous rendre au prochain atelier ? Quel est le point de rencontre de tous vos participants ? Au-delà d’apporter de l’information pertinente en temps réel au participant, elle vous permet de capter de la data pour optimiser vos prochaines manifestations.

Vous avez réalisé votre programme et tenu vos invités informés bien en amont de votre événement, grâce à l’agenda personnalisé que vous leur avez envoyé. Et surtout vous avez pensé à répartir la pause-déjeuner sur deux ou trois créneaux pour éviter les mouvements de foule.

 

COMMUNAUTÉ

Utiliser sa communauté, c’est profiter des échanges inter-membres qui vont parler de votre événement ou de votre marque de manière positive.

Les personnes qui composent votre communauté sont vos supporters n°1

L’engagement avec son audience n’a plus de limites, ni dans la manière, ni dans le temps. On engage ses invités en amont, pendant et en aval de son événement, pour les tenir sans arrêt en « haleine».

Il existe 1001 façons pour les participants de communiquer et d’exprimer leur opinion.

En amont : l’invitation bien sûr. Vous pouvez commencer par un teaser en leur proposant de deviner le thème… Les inviter à choisir leurs sessions d’agenda… Leur envoyer un sondage à compléter…

Pendant : la meilleure solution reste l’application mobile qui vous permet d’échanger avec vos participants, à travers des ateliers de questions/réponses, des quiz, des nuages de mots… Ils pourront aussi échanger avec leurs pairs : c’est prouvé, les interactions sociales lors d’un événement augmentent naturellement le taux de satisfaction. Les réseaux sociaux sont également un très bon vecteur d’engagement !

A l’issue de votre événement, mais aussi après chaque session, vous pouvez envoyer une enquête de satisfaction par e-mail ou sur l’appli pour récolter leur avis. Proposez-leur d’être interviewés pour raconter leurs expériences (personne ne dira non), de partager la vidéo de l’événement, de redécouvrir les présentations…

À travers des teambuildings pour des événements internes ou des sessions de networking pour des événements externes, il permettra aux participants d’interagir autour des conférences pour une création de valeur optimale ! Une expérience end-to-end, en amont, pendant et en aval de l’événement !

On voit de plus apparaître de nouveaux types d’événements qui vont dans le sens du partage et de l’interaction : les world cafés  (Ce processus reproduit l’ambiance d’un café dans lequel les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour de tables.) les hackatons (durant lequel des groupes de développeurs volontaires se réunissent pendant une période de temps donnée afin de travailler sur des projets de programmation informatique en mode collaboratif) , les barcamps (rencontres qui prennent la forme d’ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par des participants qui doivent tous, à un titre ou à un autre, apporter quelque chose) ou encore les meetups (Rencontre de personne ayant des intérêts communs, pour échanger avec ses clients, prospects ou partenaires, découvrir de nouvelles choses concernant un thème particulier…).

 

PARTICULARITÉ

            

               A la recherche de l’effet waouh

En 2020, il faudrait aller encore plus loin pour continuer à surprendre les participants aux événements. Les organisateurs devront être particulièrement vigilants quant au design des lieux choisis – look industriel, style épuré – en opposition directe avec des salles de bals des années 20. L’occasion pour vous de vous focaliser sur un contenu de qualité et surtout sur l’expérience globale.

Quelques règles à suivre pour un minimalisme au top :

  • Moins de prise de tête : deux couleurs maximum et une déco simplissime pour se focaliser uniquement sur le contenu.
  • Moins de places assises : vos participants sont des friands de networking, et s’ils ne sont pas assis, ils n’hésiteront pas à bouger dans l’espace.
  • Moins de limites : un espace ouvert pour un sentiment de liberté pour ouvrir les chakras !

Quand vous débutez vos recherches, sortez des sentiers battus. Sélectionnez des lieux plus atypiques ! Des lieux qui ne sont pas forcément dédiés aux événements comme des hangars, des granges, des musées… C’est bien sûr plus évident pour des événements de taille limitée, qui pourront plus facilement capitaliser sur des espaces tendance et minimalistes. Heureusement, les plateformes de recherche de lieux sont désormais légions – entre autres Privateaser, Birdoffice…

               Se sentir bien

De la pleine conscience à l’activité physique en passant par une alimentation saine, le bien-être est encore et toujours une tendance événementielle à suivre en 2020.

Des bulles de méditations pour se ressourcer, des espaces de sieste pour se reposer, des distributeurs d’eau ou d’encas sains pour se rassasier, un coach de vie pour faire sourire, un masseur pour se détendre… Sur des événements orientés technologies, vous pouvez même créer des espaces tech-free !

RENTABILITÉ

Que font les participants pendant votre événement ? En voilà une bonne question !

Si vous obtenez cette information, vous serez à même de mieux évaluer les besoins et désirs de vos participants. Les équipes pourront ainsi ajuster leurs actions au fur et à mesure. Les événements à venir seront mis au point en connaissant précisément l’historique.

 

RESPONSABILITÉ

                L’environnement

Ne faites pas de l’environnement une valeur de seconde zone mais bien un pilier de votre entreprise. Il doit s’inscrire dans l’ADN de votre marque et donc de vos événements.

                Manger sain

Saviez-vous que manger sain et local améliore la satisfaction des participants ? Si, si, c’est scientifiquement prouvé ! Une augmentation de la demande déclenchera une baisse naturelle des prix et une hausse de l’offre, ce qui facilitera votre démarche responsable au moment de choisir vos traiteurs. Ici, on pense aussi au gaspillage alimentaire, qui est malheureusement proportionnel au nombre de participants. Il existe des solutions, comme des associations locales ou des banques alimentaires pour le limiter.

                Décorer responsable

Les organisateurs intégreront de plus en plus des principes écologiques dans la conception des événements. Au programme : des structures construites en matériaux réutilisables ou recyclables. Exit le PVC, bonjour les bio-matériaux !

                Organiser des événements accessibles

Optez pour des solutions collaboratives, comme Airbnb pour le logement ou Lyft pour le déplacement. Pensez même à négocier des offres spéciales pour vos participants 🙂

1) Vous pouvez, et devez capitaliser, sur le développement des moyens de transport pour organiser vos événements au cœur des villes, et non plus à deux pas des aéroports.

2) Vous participez à l’économie collaborative : moins de consommation, plus de partage !

Un exemple d’événement responsable. Cette année, les organisateurs de l’IMEX ont demandé à leurs participants d’amener leur propre tasse. Cela leur a permis d’économiser 37 000 tasses sur 3 jours d’événements !

 

EN CONCLUSION

Allier humain et performance, c’est possible. Et c’est même essentiel. C’est dans ce sens que nos événements, et même nos organisations doivent évoluer.

La technologie, quand bien apprivoisée, est le meilleur outil pour atteindre ces enjeux. Elle permet à la fois de :

  • créer du lien, des interactions, inviter à l’échange et au partage, raconter des histoires, transmettre de l’information
  • évaluer les process, mesurer la rentabilité, contrôler, récolter de la data.

Et donc de créer plus de valeur pour vos participants pour créer plus de valeur pour les entreprises pour créer plus de valeur pour la société.

Mais tout cela doit se faire dans le respect de l’environnement, dans une démarche responsable !

 

Et qui mieux que Link Organisation pour vous accompagner dans l’élaboration de votre projet ? 

Du choix du lieu à la restauration, du transport au choix des prestataires pour les animations, nous nous occupons de tous les aspects pratiques et logistiques de l’organisation de l’événement. Faire confiance à Link-Organisation, c’est l’assurance d’accueillir vos clients ou collaborateurs comme il se doit et de leur proposer un événement original au programme unique dont ils se souviendront longtemps.

Contactez Link-Organisation sans plus tarder en appelant au 06 15 37 24 11 ou encore par mail nicolas@link-organisation.fr

 

 

Source EVENTDRIVE