10 règles à suivre pour un évènement réussi

Organiser des évènements pour vos clients ou vos collaborateurs est une manière d’en finir avec les relations commerciales classiques et de développer l’image et l’histoire de votre marque. Il n’est donc pas envisageable de gâcher tout le travail fait en amont avec un évènement qui ne serait pas à la hauteur de votre entreprise. 

 

Voici 10 règles à suivre pour un évènement réussi

 

  1. Quel est votre projet ?

Il existe de nombreuses possibilités en termes d’événements professionnels. Qu’il s’agisse d’un teambuilding, d’un séminaire, d’une inauguration ou autre, les objectifs et surtout l’organisation seront différents de l’un à l’autre. Donc avant de foncer tête baissée, posez-vous les bonnes questions.10 règles à suivre pour un évènement réussi

  • Quel est le public attendu ? (Collaborateurs, clients, prospects, …)
  • Quel est votre budget ?
  • Quelle date ?
  • Quel est le message que vous voulez véhiculer ?
  • Quels sont les intervenants possibles ?
  • Quelle est la durée de l’événement ?
  • Quel programme dans les grandes lignes ?

 

  1. Pensez votre événement étape par étape

Après avoir répondu à l’ensemble des questions abordées précédemment, vous devez pouvoir créer votre événement, étape par étape, tout en ayant une vision claire de vos différents besoins en termes de location de salle, de restauration ou encore d’animation. L’élaboration d’une checklist est aussi vivement conseillée. Vous pouvez très bien la remplir au fur et à mesure de la création de votre projet.

 

  1. Choisissez le lieu avec attention

Le choix du lieu est une étape importante. Il doit, bien sûr, être en adéquation avec le public invité et le message que vous souhaitez transmettre. Mais d’autres éléments d’ordre pratique sont aussi à prendre en compte, comme par exemple :

  • La disponibilité (certains lieux doivent être réservés 12 à 18 mois à l’avance.)
  • La capacité d’accueil (en configuration assise ou cocktail)
  • L’accessibilité (le lieu est-il accessible en voiture ? Aux personnes à mobilité réduite ? Possibilité de stationnement ? etc.)

10 règles à suivre pour un évènement réussi

 

  1. Demandez des devis aux prestataires et faites votre sélection

Grâce au brief général défini en amont, vous savez à présent de quel type de prestataires vous avez besoin. Vous pouvez donc les rechercher et leur envoyer vos demandes de devis. Pensez à intégrer le plus d’éléments possible (le type d’événement, le budget, nombre d’invités, les animations souhaitées, …) afin d’avoir des devis au plus juste et sans mauvaise surprise.

A défaut de vouloir vous en occuper, n’oubliez pas que Link Organisation est le partenaire idéal dans ce genre de situation. N’hésitez pas à vous rendre sur notre page : http://www.link-organisation.fr/nos-services/nos-packs/  afin de trouver le pack qui vous correspondra le mieux !

 

  1. Préparez la liste de vos invités

Définir la liste de ses invités n’est pas une mince affaire. Toutefois n’hésitez pas à inviter plus de personnes qu’il n’y a de places disponibles car vous rencontrerez forcément des refus et des désistements de dernière minute, et mieux vaut laisser une impression de succès que de vide intersidéral. L’envoi des invitations est une étape incontournable de la création d’un événement. Si vous avez besoin de conseils sur les techniques de rédaction d’une invitation professionnelle retrouvez notre précédent article sur le sujet : « Comment bien rédiger une invitation pour votre événement professionnel ». Et n’oubliez pas qu’il est important d’envoyer suffisamment tôt vos invitations afin de laisser le temps à vos invités de répondre !

 

  1. Prévoyez des temps forts

Pour que vos invités ne voient pas le temps passer prévoyez des temps forts. Cela donnera du rythme à votre événement. Vos invités sont venus pour vous, une prise de parole dynamique et concise sera appréciée. Pensez aussi à une vidéo de qualité pour illustrer votre propos. Vous pouvez également mettre en place une activité ou une animation en rapport avec le message et l’image que vous voulez donner.

10 règles à suivre pour un évènement réussi

 

  1. Médiatisez votre événement

La médiatisation de votre événement est une étape essentielle mais délicate. Il faut s’adapter aux différents types de médias (presse traditionnelle, réseaux sociaux, bloggeurs et influenceurs). Les réseaux sociaux sont devenus incontournables pour promouvoir un événement. Prévoyez, en amont, un Hashtag (#) dédié pour que vous et vos convives puissiez partager l’événement sur les réseaux sociaux. Misez aussi sur le Live Media (Facebook Live par exemple) pour accroître l’attractivité de votre événement.

 

  1. Prévoyez un plan de secours

Un plan B n’est jamais de trop. Vous aurez beau être parfaitement organisé, un grain de sable peut toujours venir enrayer la machine. Il est donc important de prévoir une solution de repli.

 

  1. Pensez à l’après

Concrétisez votre succès en envoyant un petit mot de remerciement à ceux qui étaient présents. Profitez de ce message pour leur envoyer un compte rendu qui reprendra les idées clés de votre événement. Transmettez-le rapidement, tant que c’est encore frais à l’esprit des participants afin d’en maximiser l’impact. Vous pouvez également le mettre en ligne sur votre site web et l’accompagner des vidéos ou des présentations des intervenants. Vous ancrez ainsi votre événement dans la durée en rendant les contenus accessibles au plus grand nombre.

 

  1. N’hésitez pas à vous faire épauler par un professionnel

Et si après tous nos conseils cela vous parait encore un peu complexe à mettre en place, Link Organisation est là pour vous guider et pour assurer l’organisation de tous vos événements professionnels.