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Comment ne plus rater son événement !

Vous n’en êtes plus à votre première organisation d’événements. Vous avez dépensé du temps, de l’argent et beaucoup d’énergie à les mettre en place et pourtant les résultats n’étaient pas à la hauteur de vos espérances : peu de personnes présentes, des invités peu réceptifs, peu ou pas d’interaction entre les convives, des retours mitigés …

Les esprits restent marqués par un événement raté et votre mauvaise organisation peut atteindre l’image de votre entreprise.

Pour éviter de nouveaux écueils et faire de votre événement un moment réussi, voici quelques exemples à ne pas reproduire et les conseils à appliquer !

Vos invités n’ont pas eu connaissance de votre événement?

Vos invitations papiers ne sont jamais arrivées, vos mailings sont restés dans les courriers indésirables ?…

Les invitations sont un des éléments clés d’un événement réussi. Elles doivent donner envie à vos invités de se rendre à votre événement. Mais n’y passez pas tout votre temps ! Vous risqueriez de les envoyer trop tardivement ! Faites simple, allez à l’essentiel (accroche, date, lieu, dress code ou consignes éventuelles) et envoyez les bien en amont de votre événement !

Quelques semaines avant le jour J, voire la veille, n’hésitez pas à relancer les invités qui n’auraient pas répondu. Ne pensez pas qu’ils viendront tous sans exception ! Vous ne les dérangerez pas au contraire, vous leur prouverez que votre entreprise est dynamique.

Avez-vous pensé à contacter la presse locale ? Le public est toujours friand de savoir ce qu’il se passe à côté de chez lui et votre événement sera l’occasion de faire connaitre votre entreprise localement.

Vous n’êtes ni Facebook, Twittruc ou bien Linke…. ???  Mais quoi qu’il en soit l’annonce de votre événement sur les réseaux sociaux est devenue essentielle. Faites alors appel à un professionnel des réseaux sociaux : le Community Manager. Outre le fait de capter votre audience déjà constituée, il vous permettra d’atteindre le réseau des personnes qui vous suivent et de fédérer de nouveaux prospects.

 

Vous vous êtes occupé de la logistique au dernier moment

Lieu difficilement accessible, salle trop petite, buffet mal placé, pas assez de places assises… Le jour J il sera trop tard alors ANTICIPEZ et ORGANISEZ-vous !

Faites faire des devis, visitez des salles, rencontrez les prestataires, pensez à une solution de repli selon la météo ! Ou, encore mieux, faites appel à un professionnel de l’organisation d’événement tel Link Organisation. En profitant de son carnet d’adresses et de son expertise, il vous fera gagner du temps et donc de l’argent !

 

Vous êtes passé à côté de l’accueil de vos invités

L’accueil prend du temps, vos invités s’impatientent, mais après tout, ceux qui sont sur la liste finiront bien par rentrer !

Pour éviter cette situation, faites un fichier excel en amont de votre événement pour être certain de n’oublier personne ! Le jour J, selon le nombre de convives, faites un accueil par ordre alphabétique et par tranches (de A à C, de D à F, etc…). Vos invités se sentiront attendus et n’auront pas le sentiment d’une mauvaise organisation. Et si la file d’attente s’allonge, pourquoi ne pas venir à leur rencontre et leur proposer de quoi grignoter ou se rafraîchir ? L’attente leur paraitra moins longue.

 

Les invités ne se sont pas sentis concernés

Personne n’a envie de se risquer à venir à un événement où il n’a pas sa place et où il n’y aura pas d’autres personnes partageant son univers et ses sujets de préoccupation. Le ciblage clair et défini des invités est donc essentiel.

Il est bien connu que l’on ne se déplace pour assister à un évènement que pour y voir des personnes que l’on côtoie régulièrement ! En répondant à votre invitation, vos invités souhaitent rencontrer de nouvelles personnes et élargir leur réseau. Faites-en sorte de trouver un objectif ou un thème commun pour faciliter les rencontres.

 

L’image de votre entreprise et sa réputation reste encore à faire

Même si vous ne faites pas appel à un graphiste ou une agence de communication pour « marketer » votre événement, vous devez garder en tête que votre contenu ne doit pas ressembler à du « bricolage ». Avant de mettre un coup de projecteur sur votre entreprise, assurez-vous que les personnes qui chercheront des renseignements supplémentaires sur vous tomberont sur des informations à jour et pertinentes.

Faites un coup de propre dans votre site internet, vérifiez que vos coordonnées et contacts sont à jour. Actualisez votre page d’accueil en relayant par exemple votre événement à venir !

 

Ainsi, il ne s’agit pas seulement de créer un événement et de le vivre le jour même. Il faut aller plus loin que cela et en retirer le maximum, que ce soit en termes de contacts, de business, de nouveaux projets ou de renforcement des liens entre une équipe.

En suivant ces quelques conseils, votre prochain événement sera sans nul doute un succès !

Voici 7 bonnes raisons pour fêter Noël avec vos salariés !

Les fêtes de fin d’année demeurent des événements importants pour les Français. Pour une entreprise, Noël peut, à ce propos, être l’occasion d’organiser un événement !

Voici 7 raisons de fêter Noël en entreprise.

Créer de la cohésion  

Les fêtes de Noël représentent une période de joie, de bonne humeur et de complicité. Ce moment de l’année est propice à la création de liens plus profonds avec vos salariés mais également entre eux. L’occasion parfaite pour générer une meilleure ambiance au sein des bureaux !

Mettre de la bonne humeur dans vos bureaux

Noël arrive et il est temps de le faire savoir. Parfait pour créer une ambiance agréable dans votre entreprise, l’approche des fêtes a tendance à déverser sa dose de bonne humeur au sein de vos équipes.

Profitez donc de la magie de Noël en créant une atmosphère propice à cet événement : sapin, guirlandes de Noël… Vos salariés ne s’en sentiront que plus heureux.

Partager un moment

Dans le cadre du travail, les moments de partage restent rares. Les fêtes de Noël représentent l’un des meilleurs moments pour créer une communion avec vos salariés.

Apprendre à mieux connaître ses salariés

Profitez de la fête de Noël de votre entreprise pour en apprendre un peu plus sur chacun et, pourquoi pas, recueillir leur avis et savoir s’ils se sentent bien dans votre société.

Ils ne pourront être que touchés par l’attention et verront que vous vous intéressez à eux. Abaissez ainsi les barrières hiérarchiques pour faciliter le dialogue lors de cette journée ou soirée féérique.

Dissoudre les tensions entre salariés

Les fêtes demeurent synonymes d’apaisement et de réunion. Si des tensions existent entre certains de vos salariés, profitez de l’événement pour les atténuer, voir même les dissoudre complètement.

Offrir des cadeaux sans se ruiner

Qu’on le veuille ou non, Noël reste synonyme de cadeaux. L’occasion idéale pour offrir un présent à vos salariés. Gardez à l’esprit que vous n’êtes pas soumis aux cotisations sociales si le montant par an et par salarié ne dépasse pas 166 euros.

Dans le cas ou des cadeaux sont également donnés aux enfants du ou de la salarié(e), le seuil reste de 5 % pour l’enfant et de 5 % pour votre collaborateur. Un avantage s’offre à vous avec cette pratique, la déduction sur le bénéfice imposable.

La TVA reste récupérable si le présent offert demeure d’une valeur inférieure à 69 euros TTC. Quand on adresse un cadeau à un partenaire, c’est aussi l’occasion de rappeler que l’on a partagé quelque chose cette année et de le fidéliser. C’est parti pour les achats de Noël !

Démontrer de la reconnaissance

Vos salariés ont travaillé dur tout au long de l’année. La fête de Noël représente l’occasion parfaite pour leur montrer votre reconnaissance. Organisez un événement convivial et agréable qui leur permet de souffler un peu et de profiter du moment !

Profitez-en également pour fêter la réussite de cette année en valorisant les salariés, sur lesquels repose, en partie, le bon fonctionnement de votre firme. Ils comptent sur vous pour faire de cette journée/soirée un moment inoubliable.

La fête de Noël représente donc un moment très attendu et particulièrement apprécié par vos salariés. Ainsi, n’hésitez plus à faire appel à Link Organisation pour l’organiser et concilier détente et bonne humeur !

 

agence communication évènementielle

Comment bien rédiger une invitation pour votre événement professionnel ?

Vous organisez un événement pour vos clients ou vos collaborateurs et vous avez conscience qu’à chaque événement se joue la réputation de votre entreprise. Vous ne voulez donc rien laisser au hasard. Mais vous manquez d’inspiration pour rédiger les invitations ou vous n’êtes pas très à l’aise avec cet exercice.

Ne vous en faites pas, nous allons reprendre les règles à respecter lorsque l’on rédige une invitation professionnelle.

Que vous choisissiez une invitation papier ou par mail, l’architecture et la lecture de votre invitation resteront sensiblement les mêmes. Le lecteur doit pouvoir identifier rapidement un certain nombre d’éléments importants tels que :

  • Votre logo
  • Le type d’événement
  • Les détails logistiques
  • La photo
  • Le programme
  • Processus d’inscription

Mais comment organiser la structure de l’invitation ?

Parmi les informations essentielles, votre logo devra être positionné en tête de l’invitation. Il doit être suivi par un texte mis en avant qui précise qu’il s’agit d’une invitation et du type d’événement (séminaire, conférence, team building, …).

L’utilisation de visuel est fortement conseillée pour agrémenter l’invitation. Il peut s’agir par exemple de la photo du lieu de réception.

Ensuite vient le corps du texte. Pour les formules de rigueur vous pouvez vous aider de sites qui ne manqueront pas de pallier votre manque d’inspiration.

Bien entendu l’important est de préciser le type d’événement, la date et horaires, l’adresse complète avec l’étage, nom de salle, et éventuellement la station de métro ou de bus.

Ensuite s’il y a un programme précis avec différentes interventions, il peut être intéressant de l’intégrer avec les noms des orateurs et l’horaire de fin de chaque étape du programme.

Par exemple :

17h00 Accueil
17h00 – 18h45 Conférence animée par M. XXXX, titre et nom de l’entreprise
18h45 – 20h00 Cocktail

Pensez à mentionner si l’inscription est obligatoire et comment s’inscrire. Enfin les logos des partenaires éventuels seront positionnés tout en bas de l’invitation et seront précédés de la mention « En partenariat avec ».

Si vous souhaitez communiquer davantage d’informations sur votre événement nous vous conseillons d’ajouter un lien vers un site internet. Ce dernier, afin de ne pas surcharger votre invitation, permettra à vos invités de retrouver toutes les informations en rapport avec votre événement.

Et si après tous nos conseils cela vous parait encore un peu complexe à mettre en place, Link Organisation est là pour vous guider et pour assurer l’organisation de tous vos événements professionnels.

 

nouvelles technologies

Evénementiel : Les grandes tendances de 2018

Certaines tendances qui s’étaient déjà dessinées en 2017 sont désormais devenues incontournables dans le domaine de l’événementiel d’entreprise. Plus que de simples effets de mode, elles sont révélatrices de comportements et d’attentes chez les participants. Afin de capter leur attention et de provoquer leur investissement, il est indispensable de les prendre en compte !

Les nouvelles technologies au centre de toutes les attentions

 

Le live streaming

Déjà tendance depuis 2017, le live est en pleine expansion. De nombreux outils tels que Facebook, Périscopes ou encore Instagram permettent les retransmissions en live sur les réseaux sociaux de vos événements. Il est devenu indispensable de permettre à tous ceux qui souhaitent participer à vos événements de pouvoir le faire. De plus il est très avantageux de pouvoir engager et fidéliser vos cibles mêmes en marge de l’événement.

 

L’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle sera la prochaine grande vague technologique dans l’événementiel. Elle permettra d’offrir une expérience hautement personnalisée ; même lors de festivals et de conférences avec plus de 30000 participants. Imaginez à quel point il serait plus simple pour vos invités de poser leurs questions à un chatbot et à quel point cela permettrait à votre staff de gagner du temps. Mais qu’est-ce qu’un chatbot ? Il s’agit tout simplement d’un programme capable de discuter avec un utilisateur. Une simple requête telle que “ Où puis-je trouver votre société ? ” permettrait à l’utilisateur d’avoir une réponse en instantané et parfaitement exacte.

 

La réalité augmentée

Les invités sont toujours très friands de cette technologie. La réalité augmentée, permet de pouvoir faire apparaître des éléments 3D. Au-delà de l’effet impressionnant qu’elle provoque chez le public, la réalité augmentée apporte une réelle valeur ajoutée à votre événement. Cette technologie offre une expérience stimulante et interactive aux participants, maximisant ainsi la portée du message. A l’image des agences immobilière qui peuvent faire visiter des locaux vides comme s’ils étaient équipés.

nouvelles technologies

 

La réalité virtuelle

La réalité virtuelle et la réalité augmentée ont le vent en poupe. Les démonstrations de produits sont une part importante de l’événementiel, qu’il s’agisse de foires, de salons ou de conférences. Grâce aux casques de réalité virtuelle, il est possible d’effectuer ces démonstrations de façon interactive pour les visiteurs, sans même avoir besoin d’apporter ces produits sur place. Il s’agit d’une excellente opportunité, particulièrement pour les produits larges et encombrants qu’il serait très difficile, voire impossible de transporter sur un salon.

nouvelles technologies

 

De nombreuses personnes confondent toujours les deux concepts.

Réalité Augmentée vs Réalité Virtuelle. Il est important de comprendre la différence afin de voir les possibilités que chaque technologie nous présente.

  • La réalité augmentée nous laisse voir la « vraie » réalité à travers l’objectif de notre caméra et y ajoute des couches d’informations virtuelles.
  • La réalité virtuelle se substitue le monde réel pour un monde entièrement créé en 3D.

Les nouvelles technologies sont sur toutes les lèvres des experts de l’événementiel. Et pour cause, elles semblent s’être immiscées de façon définitive dans le domaine. Elles reflètent les attentes et les comportements des utilisateurs. De plus leurs utilisations encouragent la communication autour des événements via les partages sur les réseaux sociaux.

Si vous aussi vous voulez que vos événements soient à la pointe de la technologie, Link Organisation est là pour vous guider.

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Vous souhaitez exposer sur un salon professionnel ?

Link Organisation vous propose la conception de votre stand, l’organisation et la gestion des prestataires, pour que le jour J vous n’ayez plus qu’à recevoir vos visiteurs.

Pour plus de renseignements contactez-nous

au 06 15 37 24 11

ou par mail : nicolas@link-organisation.fr

 

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Organisation de soirées Cabaret

Recevez vos clients dans le cadre d’une communication d’affaire Différente et Originale !

Retour en images sur le dernier événement Link Organisation en partenariat avec le Rouge Gorge et D’mentiel

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La Truffe et des moments d’exception

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Nous vous proposons un moment unique autour de la Truffe dans un Cabanon de charme au pied du Ventoux !

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